Antecedentes
A comienzos de 2008 la sede argentina
de una empresa multinacional de telecomunicaciones,
cuya dotación supera las 14.000
personas, encomendó al
equipo de Distance Educational Network
el desarrollo y la realización
de un juego de negocios que
debía
cumplir los siguientes requisitos:
- Se tendría que diseñar
según
determinado tipo de negocio a definir
por la Dirección de la empresa,
a partir de los dos que había
elegido previamente: empresa de producción
de componentes de computadoras de alta
tecnología o empresa de transportes
aéreos.
- Participarían profesionales
jóvenes
de la empresa, que en el juego competirían
con alumnos de dos prestigiosas
universidades de la Argentina.
- Se realizarían cinco juegos.
En cada uno de los primeros competirían
cinco grupos (cada grupo como cuerpo
directivo de una
empresa virtual) y resultaría
un ganador. A su vez, los cuatro grupos
ganadores competirían en un
nuevo juego, del cual resultaría
el ganador final. Los miembros de ese
grupo ganador recibiría un premio
asignado por la empresa organizadora.
- A efectos de determinar los ganadores,
los resultados de los diferentes grupos
se compararían aplicando criterios
establecidos por la Dirección
de la empresa organizadora.
- El juego debería realizarse
de modo tal que finalizara antes de fines
de noviembre de 2008.
- La relación entre las empresas virtuales
participantes en el juego debería ser
de intensa competencia en los mercados
de productos, y de ser posible de colaboración
en otros aspectos.
Los demás requisitos quedaron
a definir a medida que se fuera avanzando
en el proyecto.
Bases del proyecto
Dado que las personas que coordinaron
el juego por parte de la empresa no
habían
tenido experiencias previas en la gestión
de juegos de negocios, el equipo de
DEN colaboró en el diseño
completo del mismo, el desarrollo de
los recursos claves y la preparación
de los participantes. Ello comprendió:
a) Fase de preparación
-
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Página inicial del ambiente de simulación
|
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Diseño de los modelos de negocios
para los dos escenarios propuestos
por la empresa.
- Redacción del manual del juego,
documento de 36 páginas que
explica las características
de la empresa, sus productos, mercados,
recursos, comportamiento de los productos
en los diferentes mercados, procesos
productivos, logísticos
y de desarrollo, prácticas financieras
así como la forma en que se
participaría
en el juego y el modo en que se evaluarían
los resultados según lo indicado
por la Dirección.
- Redacción del reglamento del
juego, documento que define las reglas
a las cuales deberían ajustarse
todos los participantes
a fin de asegurar la equidad del
mismo. Esas reglas fueron acordadas
con la empresa organizadora.
- Diseño del modelo conceptual
del simulador a desarrollar.
- Diseño del modelo matemático.
-
Diseño del software del simulador
(estructura, algoritmos y módulos
básicos).
- Programación del software
del simulador.
- Desarrollo del motor de simulación
para hacerlo funcionar en Internet.
Se desarrolló una aplicación
que funciona controlada por el LMS
(sistema de administración
del aprendizaje) de la plataforma
de aprendizaje DEN, ajustada a la
norma SCORM 2004.
- Desarrollo de los ambientes virtuales
de simulación. Se prepararon
seis ambientes: cinco para los
juegos y uno de comprobación.
Las interfaces gráficas ("look
and feel") se ajustaron al
diseño hecho
por la empresa organizadora.
- Instalación y puesta en marcha
del simulador.
b) Fase de validación
- Ensayo del simulador en entorno de
desarrollo para verificar que funcionara
de la forma esperada.
- Ensayo del simulador en línea.
- Realización de un juego de demostración
con directores de la empresa organizadora,
para que evaluaran el simulador y recomendaran
mejoras. Todas las mejoras propuestas
se incorporaron al simulador.
c) Fase de lanzamiento
- Capacitación de los participantes
previa al inicio del juego, en cuanto
a las características del mismo
y la forma de participación. La
preparación de la formación
de los equipos fue realizada por
la empresa organizadora.
c) Fase de realización
- Administración de los participantes,
según las estructuras
de grupos informadas por la empresa.
- Aplicación al motor de simulación
del estado correspondiente a la instancia
del juego que se estaba cumpliendo.
- Verificación de los resultados
para determinar posibles anormalidades
de los mismos, originadas en cualquier
tipo de perturbación
que pudiera haber ocurrido en la
transferencia de datos (falla en
los enlaces) o la carga de parámetros
básicos
del simulador (error humano). Si
se detectó
cualquier tipo de anormalidad se
volvió el simulador al estado
anterior, se resolvió la
anormalidad y se ejecutó el
simulador nuevamente, a fin de
asegurar que el juego fuera equitativo.
Con ello se trató de mantener un
ambiente de sana competencia y
que quienes obtuvieran los mejores
resultados lo hicieran como consecuencia
de su mayor habilidad para el manejo
de los negocios.
- Asistencia y facilitación
técnica a los participantes,
para facilitarles el uso de los
recursos técnicos y aliviar
la ansiedad que provocaba el juego,
característica
de una actividad de intensa competencia
como ésta.
- Asistencia a los participantes
en cuanto a la interpretación
de las reglas y los resultados
del juego, sin influir en sus decisiones.
- Apoyo a los responsables de la
coordinación del proyecto
por parte de la empresa organizadora
(gerencia del proyecto).
Cronología del
proyecto
- En marzo de 2008 se realizó la
reunión
de presentación de la propuesta
a la Dirección de la empresa,
se definió el modelo de negocio
a adoptar (empresa de
producción
de componentes de computadora de
alta tecnología) y se aprobó el
plan del proyecto.
- A mediados de abril se había preparado
el diseño conceptual, y se comenzó
a trabajan en el diseño del modelo matemático.
- A fines de abril se comenzó a trabajar
en el diseño del software.
- A mediados de mayo se comenzó a
trabajar en la elaboración del
programa del simulador.
- A fines del julio el programa estaba
completo en su versión de
prueba.
- A comienzos de agosto se realizó
una prueba del simulador por algunos
directores de la empresa organizadora.
Como consecuencia de ella se hicieron
algunas recomendaciones, que se aplicaron
al diseño del mismo.
- En agosto
se organizaron
los grupos que competirían,
se realizó la capacitación
de los participantes para el uso
del simulador y se les entregó la
documentación
necesaria para participar (manual
y reglamento).
- Durante agosto y septiembre se realizaron
las pruebas de funcionamiento y
los ajustes necesarios a nivel de entorno
de desarrollo y de ambiente
de aplicación.
- Durante el período de pruebas
la empresa organizadora solicitó que
se hicieran algunos cambios en
el simulador, como por ejemplo ampliar
de 5 a 7 la cantidad de empresas que
competirían
en cada serie. Se realizaron todos
los cambios solicitados.
- Por necesidades de coordinación
de los participantes (muchos de ellos
estudiantes universitarios) el inicio
del juego se pospuso hasta mediados
de octubre. En la primera serie del
juego compitieron simultáneamente
2 grupos de 6 empresas virtuales cada
uno, y en la segunda, iniciada a principios
de noviembre, compitieron otros 2 grupos
de 6 empresas. De esos 4 grupos
resultaron 5 empresas virtuales ganadoras,
pues en uno de ellos hubo
un empate técnico.
- El 20 de noviembre se realizó, en
el término de un día, la ronda final.
De ella resultó un equipo
ganador.
- Los objetivos propuestos se lograron
completamente.
Realización del juego
Características de los participantes
Participaron 80 profesionales de la
empresa organizadora, 40 alumnos de la
Universidad Austral y 36 alumnos del
Instituto Tecnológico de Buenos Aires
(ambas instituciones universitarias
son partners de DEN).
Mecánica del juego
a) Estado inicial
En cada corrida del juego, los participantes
dispusieron de cierta información
inicial sobre el estado y la evolución
de sus respectivas empresas, información
del entorno y noticias periodísticas
que les permitieron prever ciertos
acontecimientos que eventualmente podrían
afectar a sus empresas.
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Página de carga de datos
|
|
b) Etapa de decisión
A partir de esa información
tuvieron que decidir qué harían
sus empresas para el período siguiente
(cuatrimestre) en las seis áreas
funcionales previstas.
Para ello dispusieron de cierto tiempo,
durante el cual cada grupo trabajó de
la forma que consideró más
conveniente, ya fuera en forma presencial
o a distancia. Cada grupo
dispuso de una sala
virtual para reuniones, con diversos
medios de comunicación y colaboración.
Durante el período de decisión
pudieron ir cargando los datos correspondientes
a sus decisiones, en páginas
dispuestas a tal efecto en el ambiente
virtual. Una vez cargados, tuvieron
la posibilidad de modificarlos cuantas
veces quisieron.
c) Etapa de procesamiento
Finalizada la etapa
de decisión
se cerró el acceso a la carga
de datos y se procedió a ejecutar
el proceso del simulador, operación
que en cada corrida demandó apenas
unos segundos.
Habiéndose completado el proceso
de simulación, el equipo de
DEN verificó la consistencia
de los resultados, para detectar si
podría haberse
producido cualquier tipo de anormalidad
por efecto de la transferencia de datos
por Internet o por carga de alguno
de los parámetros básicos
del simulador. Cuando se detectaron
anormalidades, por pequeñas
que ella fueran, se corrigió la
causa y se volvió a correr el
proceso del simulador, a fin de asegurar
que los resultados fueran los correctos
según las
decisiones de los participantes. En
todo momento se dio prioridad a la
justicia en el juego, para asegurar
que nadie se beneficiara o perjudicara
por causas ajenas a sus propias decisiones.
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Página de presentación de resultados
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d) Etapa de información de resultados
Los resultados de la corrida se informaron
a los participantes en páginas dispuestas
a tal efecto en el ambiente virtual,
que contienen tablas con números y
gráficos. Además, pudieron descargarlos
en un formato compatible con planillas
de cálculo, para poder usarlos directamente
en MS Excel u otras planillas. Esos
resultados incluían (cuando los participantes
los habían solicitado a cambio del
pago de un importe de dinero virtual)
informes de consultoría que les permitían
conocer su situación relativa a las
otras empresas en algunos aspectos.
e) Reinicio del proceso
Inmediatamente después de verificar
los resultados se abrió el acceso
a la información y las páginas
de carga de datos para el estado inicial
de la corrida siguiente.
Tiempos asignados
En la fase inicial de cuatro juegos,
cada grupo de empresas realizó 6
corridas, cada una de las cuales abarcó un
período
de 4 meses de vida de las empresas virtuales,
por lo cual el juego abarcó un
total de 2 años de la misma. Para
elaborar las decisiones de cada corrida
dispuso de 2 días reales.
En la fase del juego final se realizaron
sólo
3 corridas, con lo cual se abarcó un
año de vida de las empresas virtuales.
Características del simulador
El simulador de negocios empleado en
este juego fue desarrollado
especialmente por DEN.
En su estado final contempla la participación
de hasta 7 empresas, que compiten entre
sí en diversos mercados nacionales
e internacionales. Además, esas
empresas pueden colaborar en la compra
conjunta de materias primas, con efecto
de reducción
de precios debida al aumento del volumen
de compra.
Las seis áreas funcionales que
en que se divide la organización
de cada empresa son Comercialización,
Finanzas, Producción,
Logística (abastecimiento y distribución),
Investigación
y Desarrollo, Recursos Humanos. Pero
aunque se haya establecido una división
funcional, los directores pueden elaborar
decisiones sin considerar esa división;
por ejemplo, pueden acordar entre todos
qué se decidirá
con respecto a determinado punto, independientemente
de a qué área corresponda.
En cada
período, para cada área
se debe tomar decisiones que afectan
a todo el período
(para las cuales se define un único
valor numérico para el período
en cuestión)
y decisiones que tienen efecto en subperíodos
mensuales, para las cuales hay que cargar
cuatro valores numéricos para
el período.
En la tabla que sigue se muestra la cantidad
de variables de decisión sobre
las cuales tiene que decidir cada
área funcional. Cabe aclarar que,
a fin de aliviar las tareas de carga
de datos, en caso de no desear hacer
cambios en los valores preexistentes
de una variable el sistema toma automáticamente
los anteriores.
Área
|
Un valor por período
|
Cuatro valores
mensuales por período
|
Comercial
|
50
|
20
|
Logística
|
22
|
26
|
Producción
|
27
|
5
|
RRHH
|
7
|
21
|
I+D
|
8
|
1
|
Finanzas
|
4
|
3
|
Las decisiones aplicadas por
cada área
funcional producen efectos de corto y
mediano plazo. Afectan a las demás áreas
de la empresa y, a través del
impacto sobre el mercado, a las
demás
empresas en competencia. Eso produce un
efecto de interacción múltiple
que, combinado con la aparición
de situaciones nuevas, da gran complejidad
al modelo y lo asemeja mucho a los sistemas
empresarios reales.
Resultados
Todos los participantes intervinieron
en el juego con mucho entusiasmo. Uno
de ellos lo calificó de "adictivo".
Era común ver
los sábados y domingos trabajando
en el ambiente virtual a varios participantes,
e incluso a grupos completos.
El proceso mismo tuvo gran complejidad,
pues participaron varios grupos a la
vez. Además, debido a la intensa
dinámica
del juego y a que los participantes
estaban muy ansiosos por ganar, hubo
un estado de tensión positiva
muy característico
de las empresas que están en situaciones
de fuerte competencia. Como consecuencia
de ello, hubo una carga sumamente intensa
sobre el equipo técnico, que
a lo largo de todo el juego (un mes)
respondió a
más de 300
consultas de diversos tipos, algunas
de las cuales requirieron la realización
de pruebas en un entorno de simulación
paralelo.
En ciertas oportunidades fue necesario
ejecutar nuevamente la corrida del simulador,
lo cual también provocó cierta
tensión en algunos participantes,
pese a que se explicó que se hacía para asegurar la
equidad del juego y que se habían
tomado sin alteraciones los datos cargados
por cada equipo.
Conclusiones
El desarrollo del simulador de negocios
empleado, que es muy complejo, se hizo
en el término de muy pocos meses.
Ello fue posible gracias a que
- se formó
un equipo que trabajó muy estrechamente,
integrado por 4 personas por parte
de DEN y 2 personas por parte de la empresa
organizadora, y
- se usó una
estructura de programación
dirigida a objetos, lo cual facilitó la
construcción
del simulador y la verificación
de cada uno de sus componentes.
[ver
un ejemplo de estructura de simulador
en página
aparte]
El juego en sí resultó muy
interesante a los participantes. Se
trató de una
experiencia muy positiva en la cual
pudieron poner a prueba su capacidad
de:
- Trabajar en equipo.
- Elaborar decisiones
bajo presión.
- Interpretar los hechos con objetividad
y actuar con precisión pese al estado
de tensión provocado por una intensa
competencia.
- Comprender los efectos que tendrían
sus decisiones.
- Percibir la influencia de determinados
factores externos a la empresa.
- Ver a la empresa con visión global.
- Comprender que la empresa es un organismo
complejo, con múltiples
interacciones entre sus procesos
y con el medio que la rodea.
- Distinguir la
información
importante entre toda la recibida.
- Prever acciones frente a contingencias.
La
intensa práctica realizada
en él
significó una muy valiosa experiencia
de aprendizaje.
|